Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

xentris LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en el Estado de Delaware, Estados Unidos, con oficina registrada en 1007 N Orange St, 4th Floor Ste 1382, Wilmington, DE 19801, EE. UU., es la responsable del tratamiento de los datos de la cuenta recopilados a través de autosgsst.xentris.tech.

Como AutoSGSST está dirigido a empresas de Colombia, el tratamiento de los datos personales de titulares colombianos se realiza conforme al régimen de protección de datos de Colombia —Ley 1581 de 2012 (Habeas Data) y el Decreto 1377 de 2013—, además de las normas aplicables por la ubicación internacional de Xentris. Consulta la sección "Usuarios en Colombia (Ley 1581 de 2012)" para tus derechos como titular.

Contacto de privacidad y responsable de atender consultas y reclamos: info@xentris.tech.

2. Doble rol: datos de la cuenta y datos de tu operación

Datos de la cuenta (empresa cliente): Xentris actúa como responsable de los datos que identifican a tu empresa y a las personas usuarias de la plataforma (nombre de la empresa, NIT, correo, teléfono, actividad económica, número de trabajadores, nivel de riesgo y credenciales de acceso).

Datos de tu Sistema de Gestión (contenido que cargas): cuando usas los módulos, subes información de tu operación y de tus trabajadores (planes de trabajo, evidencias, actas, inducciones, fotografías, audios de investigación, documentos en Excel/Word/PDF). Respecto de esos datos, tu empresa es la responsable y Xentris actúa como encargado/procesador, tratándolos únicamente para prestarte el servicio y siguiendo tus instrucciones.

3. Datos que recopilamos

• Datos de registro y cuenta: nombre de la empresa, NIT, correo, teléfono, actividad económica, número de trabajadores, nivel de riesgo y contraseña (almacenada cifrada mediante hash; nunca en texto claro).
• Contenido de los módulos: los textos, documentos, imágenes y audios que cargas o generas para tu SG-SST, incluidos datos de tus trabajadores que decidas incluir.
• Datos técnicos mínimos: dirección IP y datos de la sesión necesarios para mantener tu inicio de sesión seguro y para la seguridad del servicio.

4. Finalidades y bases legales

• Crear y administrar tu cuenta y el periodo de prueba — ejecución del contrato de servicio.
• Prestar los módulos (generar planes, informes y evaluar evidencias con IA) — ejecución del contrato.
• Mantener la seguridad, prevenir el fraude y respaldar la información — interés legítimo.
• Cumplir obligaciones legales y contables — obligación legal.

5. Procesamiento por Inteligencia Artificial

• Los módulos usan modelos de IA para redactar documentos del SG-SST y evaluar las evidencias que cargas. Para ello, tus entradas (texto, documentos e imágenes) se envían a nuestro proveedor de IA, OpenAI, bajo sus términos empresariales.
• Las salidas de la IA pueden contener errores o imprecisiones. AutoSGSST es una herramienta de apoyo y no sustituye el criterio de un profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo ni exime a tu empresa de sus obligaciones legales. Mantén siempre supervisión humana.
• No introduzcas en los módulos datos sensibles que no sean estrictamente necesarios para tu SG-SST (por ejemplo, historias clínicas completas).

6. Con quién compartimos datos (subprocesadores)

Compartimos datos solo con los proveedores necesarios para operar el servicio, bajo acuerdos de tratamiento de datos:

• Alojamiento y ejecución de la aplicación: Vercel Inc.
• Base de datos y correo: Hostinger International Ltd.
• Inteligencia artificial: OpenAI, L.L.C.

7. Transferencias internacionales

Al ser una empresa de EE. UU. con proveedores globales, tus datos pueden tratarse en Estados Unidos y otros países. Cuando corresponde a residentes del EEE o el Reino Unido, nos apoyamos en garantías reconocidas como las Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) o marcos de adecuación vigentes.

Para los titulares en Colombia, la transferencia y el tratamiento de tus datos fuera del país se realizan con tu autorización y bajo medidas contractuales que exigen a nuestros proveedores un nivel de protección adecuado, conforme a la Ley 1581 de 2012.

8. Retención

Conservamos los datos de la cuenta y el contenido mientras tu cuenta esté activa. Si el periodo de prueba vence o solicitas la eliminación, borramos o anonimizamos la información en un plazo razonable, salvo que la ley exija conservarla. Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta y datos escribiéndonos a info@xentris.tech.

9. Tus derechos

Según tu jurisdicción, tienes derecho a acceder, rectificar, eliminar y portar tus datos, así como a oponerte o limitar su tratamiento y a retirar tu consentimiento. Los residentes de California pueden ejercer los derechos de la CCPA/CPRA, incluida la opción “No vender ni compartir mi información personal”; no vendemos datos personales.

Para ejercer cualquier derecho, escríbenos a info@xentris.tech. Si eres un trabajador cuyos datos fueron cargados por una empresa cliente, dirígete a esa empresa (responsable) o contáctanos y la canalizaremos.

10. Usuarios en Colombia (Ley 1581 de 2012 · Habeas Data)

Si eres titular de datos en Colombia, tratamos tus datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Al registrarte y usar el servicio, autorizas de manera previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos para las finalidades descritas en esta política.

Como titular tienes derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se les ha dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones; revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder de forma gratuita a tus datos personales.

• Para ejercer estos derechos, radicar una consulta o un reclamo, escríbenos a info@xentris.tech. Atendemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, conforme a la ley.
• Autoridad de control en Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — Delegatura para la Protección de Datos Personales.

11. Menores

El servicio está dirigido a empresas y a personas mayores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores como titulares de cuenta.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS), contraseñas almacenadas con hash, sesiones con tokens firmados y control de acceso por empresa. Ningún sistema es infalible; ante un incidente que afecte tus datos, actuaremos y notificaremos conforme a la ley.

13. Cookies

AutoSGSST usa únicamente una cookie de sesión estrictamente necesaria para mantener tu inicio de sesión. No usamos cookies de analítica ni de publicidad. Consulta la Política de Cookies.

14. Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política publicando la versión vigente con su fecha. Contacto: xentris LLC · 1007 N Orange St, 4th Floor Ste 1382, Wilmington, DE 19801, EE. UU. · info@xentris.tech.